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需要预约的办公室  

2012-04-10 14:07:53|  分类: 相关新闻 |  标签: |举报 |字号 订阅

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埃森哲中国将工位数量一气削减了70%,大大降低了办公空间的租赁费用,这一“办公2.0”的新政又会给员工带来什么样的心理反应?
作者:钟啸灵 发布于:2012-4-9  http://www.ceocio.com.cn/12/93/679/685/61992.htm
1000多名员工共享272个工位。
是的,你没听错。自打2011年底搬进位于北京东三环的环球金融中心新办公室开始,埃森哲中国在北京的员工们就是这样工作的。因为咨询顾问的职业特性,埃森哲的员工大多数都处于“空中飞人”的出差状态,不在客户现场的员工则被鼓励在家办公。

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.埃森哲“办公2.0”
除了行政、财务、法务等固定办公人员,每周使用率不超过80%的工位都被设置为“可预订”状态。
办公2.0
埃森哲北京办公室的走廊两侧有不少小型会议室,员工可以通过会议室门口的触摸屏进行预订,显示屏上的红灯表示有人在使用,绿灯表示空闲。除了会议室,想要在落地窗边光线明亮的开放式交流区召集个小型会议?同样需要预订。在交流区开会的时候,可以将电脑上的内容连接到电视的大屏幕上。茶水间也有舒适的椅子,可以随时坐下来交流。一切设置看上去都是为了促进员工的交流,而不仅仅是在办公室里埋头工作。
工位的设计简洁明快,可容纳一人办公并且彼此之间没有隔板。由于是非固定工位,没有配备放置杂物的储物柜,因此公司在大门内侧设置了一个超市式的自助衣帽间。
1999年,埃森哲大中华区员工人数和工位的比例是4:1,现在,这一数字已经上升到8:1~10:1。这无疑会大大降低了办公空间的租赁费用。不过,紧张的工位资源是否会造成员工之间的“撞车”和争夺?
“其实……不会的。”埃森哲北京公司的行政人员张訸现场演示了如何在公司的大中华区预订到一个工位:想来公司办公,首先需要登录内部的Workplace系统。通过该系统,可以直观地看到大中华区每间办公室工位的平面图,类似网上办理登机牌时展示的舱位图,其中,用不同的颜色显示哪些工位已经被预订,哪些工位是空闲的。
员工来到公司后,需要在墙上设置的Workplace设备上Check in,同样,离开时需要Check out;只要将自己的工号输入到电话里进行号码的设置,桌面电话就会暂时成为自己的座机。为了确保预订的实际使用率,埃森哲规定每次预订最多提前7天,时间跨度不能超过5天。目前在埃森哲,所有员工都在通过这一类似酒店入住的方式预订大中华区的任何一间办公室工位。
“1999年,我们就发现很多员工大部分时间在外面开展业务,他们有时候在家、有时候在机场、有时候在星巴克……而且可以随时随地办公,我们意识到应该有所改变。”埃森哲大中华区行政部总监葛一萍表示。
中国市场是埃森哲的重要战略市场,员工人数的成倍扩展曾经让行政部门为办公面积的局促伤透了脑筋。后来,埃森哲行政部门根据公司业务发展趋势、未来员工的工作倾向等综合因素对办公工位进行了评估,最终决定引入“办公2.0”的概念,遵循“更高效、更高科技、更高的凝聚力、更高的环保理念”的原则,对工位数量进行缩减,对原有的办公流程进行变革。
预约灯光
“有效地减少办公面积,其实也是在减少碳排放。”张訸说,对于埃森哲这样的全球性公司,每年1/3的碳排放来自办公室,2/3来自差旅。2007年埃森哲通过了ISO14001认证,这表示埃森哲已经达到减少碳排放的相关规定。张訸随之展示了办公室的细节设置:办公室的所有照明设施全部采用LED灯,墙面的装修材料也符合环保要求;在非工作时间,员工需要对灯光的使用时间进行事先计划和预约,否则很可能出现摸黑工作的场景;会议室里配套齐全的思科视频会议系统,可以有效控制和减少出差频率。
葛一萍认为,这种办公模式的产生是由埃森哲的行业特性决定的,其他想要模仿的行业首先需要考虑三个因素:首先是公司的业务特点,对于那些经常需要思想碰撞产生火花的公司而言,可能适合这样的模式;其次,员工的工作状态是很重要的考虑因素,如果工作本身不需要在一个固定场所来完成,那么就是可行的;最后,外部技术条件是否成熟也需要考虑,而目前的互联网以及移动、通信技术已经提供了这种可能,关键在于如何应用。
除此之外,埃森哲员工对这一模式变化产生的心理反应同样令人感兴趣。有新浪微博的网友表示:“如果我是埃森哲的员工,去办公室还要事先预订,而且还不一定能预订到,我会觉得很没有归属感。”
“事实上,从每年对员工的满意度调查来看,在全球范围内,埃森哲员工对于这样的工作状态非常满意。我们得到的反馈是,他们感到获得了工作和生活的平衡,工作效率也提高了。”葛一萍说。
不过,在这样的流动环境中制造归属感,依然是这家全球公司需要考虑的一项基本设置。埃森哲全球办公室都采用同一颜色的墙面、同样的桌椅和同样的会议室布置,但在某些细节上会融入一些当地文化元素,比如北京办公室在装饰上添加了宫灯、圆明园等中国元素。
“我们希望,当一名员工进入办公区域,他的第一个动作是找到工位预订系统Check in,寻找相应的办公工位,而不是还要花更多时间去打量和熟悉周围的环境。”葛一萍说。
对于这种办公模式下的“员工自律性”疑问,葛一萍的回答是——“我们充分地相信埃森哲的每名员工,会和他的领导保持很好的沟通,把控项目的进度。”事实上,在埃森哲这样一个知识密集型的企业,需要最大限度地发挥员工的创造力,而不是将其固定在某个工位上。
消失的独立办公室
不过,传统办公室的设置似乎也有一定道理——高管可以享受宽大独立的办公空间、以及厚厚墙壁带来的隐私性,由此建立管理权威。而在埃森哲,办公和会议室预订系统不会根据职位级别进行优先级的排序,高管也没有独立办公室,更别提宽敞的办公桌和高大舒适的班台和班椅了。
“一开始,我们就想在办公室里消除这种等级的隔阂,未来的办公室交流需要打破等级。”葛一萍说。除了行政、财务、法律等需要固定办公空间的高管,其他的高管层都没有自己的办公室,他们一样需要预订工位,而且预订时间不能超过5天,和其他员工的权限一样。“这样一来,办公资源的分配完全根据需要进行,而不是根据职位级别。”
葛一萍认为,对于高层来说,这种模式创造了更多和员工互动的机会,让他们可以经常和不同的员工交流。当然,如果高管需要进行一些敏感谈话、重要会晤的话,可以通过提前预订会议室解决这个问题。
埃森哲对这一现状并不满足。“办公2.0对于我们正在成为过去式,现在大家拿着iPad,可以走到任何地方工作,那时办公室的模式是怎样的?”葛一萍说,她正在考虑,某些固定工位是否也可以机动起来,比如她自己的工位;行政部的其他员工也将被鼓励一周有1~2天在家办公。“当然,我们也在平衡,对于一线员工而言,他们从客户那里回来,看到我们,会有一种到家的归属感。”她说。除此之外,在环保的理念下,如何更合理地利用办公室的水、电等资源也是一个需要思考的问题。“我们需要合理地分配每一项资源,寻找到一个最佳结合点,对工作产生最大的效益,这就是我们所追求的。”

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